仕事のメールを妨害する 6 つの方法とその修正方法

職場のコミュニケーションに関しては、依然として電子メールが最も重要です。 Statista の 2022 年の調査によると、平均的な会社員は毎日 30 通以上の電子メールを受信して​​いるのに対し、チャット メッセージは 20 通、テキスト メッセージは 13 通、1 対 1 の電話は 12 通です。 企業によって数字は異なるかもしれませんが、効果的な電子メールがビジネス コミュニケーションの成功にとって極めて重要であることは疑いの余地がありません。

しかし、これが頭を痛める問題です。電子メールは四半世紀以上にわたり、私たちの日常の仕事生活において大きな役割を果たしてきましたが、ほとんどの専門家は、最初の仕事以来、同じ電子メールでの間違いを繰り返しています。妨害行為、重要なアイデアを伝える能力。

これらの電子メールの欠陥のうち 6 つと、それらを修正する簡単な方法を見てみましょう。

毎朝電子メールの受信箱を開くと、表示された各電子メールについて、すぐに開く、後で開く、または削除するという 3 つの決定のうち 1 つを決定します。 その決定を下すための唯一の手がかりは、短くて明確な件名です。

しかし、件名は電子メールの重要な部分であるにもかかわらず、ほとんどの送信者は受信者が情報に基づいた決定を下すには情報が少なすぎます。 さらに悪いことに、あからさまに誤解を招くような件名を書いてしまうこともあります。

これらの件名の例が明確ではないことを考慮してください。おそらく、そのバージョンを目にしたり送信したりしたことがあるでしょう。

件名の前にすべて大文字の表示を挿入すると、受信者にコンテキストや必要な手順について即座に通知できます。

以下にいくつかの例を示します。

件名は常に受信者の観点 (書き手としてのあなたの観点からではなく) から見て、次の 1 つの質問を自問してください。受信者はこのメールに適切な優先順位を付けるのに十分な情報を持っているか?

できる限り具体的かつ簡潔に、主な目標はただ読むだけではなく、反応してもらうことであることを忘れないでください。

最後に、スレッドの件名がコミュニケーションの目的に当てはまらなくなった場合は、遠慮なくスレッドの件名を変更してください。 スレッドに含まれる単語をいくつか含めると、受信者はつながりを理解できます。 さらに重要なのは、新しい重要な情報をすぐに確認できることです。

オフィスの廊下で誰かがあなたのところに来てこう言うところを想像してみてください。

「これを見てほしいんです。」

次のように想像してください。

「やあ、ベリンダ、これ見てもらえますか？」

最初の例は素っ気ないものです。 ２つ目は丁寧です。

影響が潜在意識にある場合でも、同じ力関係が電子メールでも発生します。 挨拶は無駄に思えるかもしれませんが、温かく人間味のあるものとして伝わります。 挨拶文のないメールは冷淡で冷淡です。

返信の場合でも、「こんにちは、[名前]」または「こんにちは、[名前]」から始めます。

複数の人々に呼びかける場合は、「こんにちは、チーム」または「こんにちは、皆さん」と書きます（ただし、性別による偏見を伝える「こんにちは」は絶対に避けてください）。

もちろん、メールの冒頭で挨拶を怠ったことであなたを批判する人は誰もいません。 しかし、温かい挨拶に積極的に反応するのと同じ理由で、メールがフレンドリーな挨拶で始まる場合、人々はより熱心に返信するでしょう。

メールを開いている人は、小説や長い段落を見たくないのです。 彼らはあなたの電子メールをまったく読みたくありません。電子メールをスキャンして、重要なポイントとアクションステップを素早く抽出したいのです。

しかし、メールをスキャンできるようにするということは、単に単語をランダムに切り取るだけではありません。 それは空間と弾丸を効率的に利用することです。

原則として、段落は 1 文の段落も含めて 3 文以内に制限してください。 このポイントごとの形式により、電子メールの処理が容易になり、アイデアを明確かつ簡潔に保つことができます。 (この記事のすべての段落がこのルールに従っていることに注意してください)。

また、最も必要な単語、特に「素晴らしい」、「素晴らしい」、「非常に良い」などの役に立たない形容詞を除いてすべてを削除することも役立ちます。

読みやすくするためにテキストをさらに分割するには、3 つ以上の理由、例、手順を共有するときに箇条書きを使用します。 箇条書きを使用すると、完全な文、句読点、接続詞の必要性がなくなるため、素早いスキャンが容易になります。 正しい箇条書きを使用していることを確認してください。